Пример снижения затрат путем перехода на ЭДО

При работе с самозанятыми исполнителями возникает необходимость корректного оформления документов для принятия выплат к расходам организации, вследствие чего у компании возрастает объем бумажного документооборота.

Заказчик должен оформить сделку, запросить акт выполненных работ, выплатить вознаграждение, не забыть попросить чек и сохранить его. Это ключевое звено в отношениях. Налоговая служба ориентируется на чек как на подтверждение задекларированных средств.

Таким образом, только на одного самозанятого бухгалтерия вынуждена затрачивать большое количество времени. Расскажем на примере курьерской компании «Портер» как можно расшириться и извлечь выгоду за счет перехода на электронный документооборот.

Изначально служба обратилась к CRM LIVECAGRO, чтобы увеличить географию работы. Им требовался сервис для оформления всего цикла сотрудничества с самозанятыми удаленно: от найма до выплат.

Им удалось наладить работу в разных городах России благодаря дистанционному найму курьеров. Дополнительно сервис предоставил функционал для формирования и хранения электронных документов.

В период налаженной работы стало понятно, что после стратегического развития компания без ущерба себе может сократить бухгалтерский штат до минимума. Этому поспособствовала автоматизация документооборота. Она исключила из работы:

Задержки в подписании договоров
Ошибки при передаче информации
Медленную обработку заявок от исполнителей
Высокие расходы на содержание персонала

Как можно этого добиться?

Работа с оформлением

Специалисты оформляются удаленно по смс. От вас требуется направить исполнителю ссылку из раздела «Приглашение». Пользователь заполняет анкету для начала сотрудничества.

Вы сами регулируете, какие параметры нужны для заключения договора. В системе можно отслеживать статус подключения на каждом этапе оформления.

Сведения и документы исполнителя хранятся в одноме месте. Доступная система фильтров позволяет производить поиск данных по разным параметрам.

Преимущество: обработка всех запросов не требует большого штаба, а безграничные объемы работ могут быть выполнен за один час вместо целой рабочей недели.

Загрузка актов выполненных работ

Функционал загрузки актов позволяет формировать их, хранить и проверять на наличие ошибок.

В разделе «Выплаты» есть пункт «Реестр актов». Это инструмент массового импорта Excel-файлов, на базе которого формируется индивидуальный акт для каждого исполнителя. Дополнительно система проверяет документы на такие недочеты, как отсутствие подписанного договора, некорректность платежных реквизитов, не актуальные статус самозанятого, данные дубликатов и многое другое.

В случае обнаружения ошибок всплывут подсказки, где и что требуется исправить. Их можно отфильтровать и работать с каждой категорией по отдельности.

С помощью простой электронной подписи (ПЭП) возможно оформить все документы в электронном формате, сократив количество очных встреч до минимума или вовсе от них отказаться.

Подписывать документы и отслеживать информацию о проведенных платежах можно в одном месте.

Преимущество: процент ошибок в документах снижается до минимума. Это гарантия качества за счет автоматизации и прозрачности всех процессов

Подведем итоги

Работа с CRM LIVECAGRO дала компании «Портер» возможность за один год увеличить доходы сразу по нескольким пунктам. Один из них — содержание бухгалтеров.

ИТ-решение экономит ваше время и силы, что делает сотрудничество с самозанятыми выгодным и удобным. Мы гарантируем:

· Удаленное и быстрое оформление специалистов

· Хранение всех документов в одном окне

· Отслеживание сроков и статусов договоров

· Удобные фильтры для поиска документов

Предыдущий материал:

Какие инструменты доступны в приложении «Мой налог»